Vài năm trước đây, trong giờ giải lao của lớp kỹ năng lãnh đạo mà tôi là người đứng lớp, một nhà quản lý tên là Michael bước đến trong vẻ mặt bần thần. Sếp của anh ấy nói rằng anh cần phải làm việc hiệu quả hơn nữa, vì vậy anh đã dành vài giờ đồng hồ để phân tích xem mình đã sử dụng thời gian như thế nào. Anh đã cắt giảm những cuộc gặp gỡ không cần thiết. Anh không tìm ra thêm bất cứ việc nào có thể loại bỏ khỏi lịch trình của mình được nữa. Anh không tìm thấy một phương án khả dĩ nào có thể tăng năng suất làm việc của mình.

“Chuyện này thoạt nghe như đùa, nhưng mà không hề,” anh thú nhận. “Ý tưởng duy nhất mà tôi có thể nghĩ ra, đó là uống ít nước đi và vì vậy tôi không phải tốn thời gian đi vệ sinh nhiều lần.”

Chúng ta sống trong một nền văn hóa ám ảnh với năng suất cá nhân. Chúng ta ngấu nghiến những cuốn sách dạy cách hoàn thành công việc, và mơ tưởng về một viễn cảnh chỉ cần làm việc bốn giờ đồng hồ mỗi tuần. Chúng ta tôn thờ sự hối hả và khoe khoang về sự bận rộn. Ta thường nghe rằng mấu chốt để hoàn thành công việc chính là quản lý thời gian. Nếu bạn lên kế hoạch về lịch trình tốt hơn, thì bạn có thể đạt đến cõi niết bàn của năng suất.

Nhưng sau hai thập kỷ nghiên cứu về năng suất, tôi trở nên chắc chắn rằng quản lý thời gian không phải là giải pháp — nó thực ra chỉ là một phần của vấn đề.

Trong phần lớn sự nghiệp của mình, câu hỏi tôi thường gặp nhất là: “Làm thế nào để tôi làm được nhiều việc hơn?” Đôi khi người ta hỏi vì biết tôi là một nhà tâm lý học tổ chức, và năng suất là một trong những lĩnh vực chuyên môn của tôi. Nhưng đa phần vẫn là vì họ đọc được một bài báo trên tờ New York Times hay một cuốn sách nổi tiếng mà tôi có nhiều đóng góp.

Nhưng sự thật thì tôi không cảm thấy bản thân năng suất cho lắm. Tôi thường xuyên không đạt được những mục tiêu tiến bộ hằng ngày do mình đề ra, vì vậy mà tôi cũng đã chật vật để trả lời câu hỏi ấy. Nhưng mãi cho tới khi tôi nói chuyện với Michael thì câu trả lời mới được hé mở: làm được nhiều việc không nằm ở việc quản lý thời gian. Mỗi ngày chúng ta chỉ có một lượng thời gian nhất định, và chăm chăm vào việc quản lý thời gian chỉ khiến ta ý thức nhiều hơn về phần thời gian mà ta lãng phí.

Một lựa chọn tốt hơn, đó là quản lý sự chú ý: Ưu tiên những con người và dự án quan trọng, và rồi việc mất bao lâu để hoàn thành không còn quan trọng nữa.

Quản lý sự chú ý là nghệ thuật tập trung vào hoàn thành công việc đúng mục đích, ở đúng nơi, vào đúng lúc.

Một lựa chọn tốt hơn, đó là quản lý sự chú ý: Ưu tiên những con người và dự án quan trọng, và rồi việc mất bao lâu để hoàn thành không còn quan trọng nữa.

Đồng ý, dĩ nhiên rồi, nhưng tại sao phải điều hướng sự tập trung?

Theo lẽ khôn ngoan thường tình về quản lý thời gian, bạn phải đề ra các mục tiêu khi muốn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó. Tôi đã quyết định thử áp dụng điều đó cho bài viết này. Mục tiêu là 1200 từ, thế nên tôi đã ngồi xuống lúc 8 giờ sáng và cho mình 3 tiếng đồng hồ, tức là tôi có thể viết ở tốc độ thảnh thơi sáu từ mỗi phút. Tôi dùng sáu phút tiếp theo nhìn chằm chằm vào con trỏ chuột đang nhấp nháy mà chẳng viết nổi lấy một từ. Việc duy nhất mà tôi đã hoàn thành được, đó là tra Google xem liệu con trỏ chuột (cursor) có được đặt tên để vinh danh tất cả các nhà văn đã nguyền rủa (cursed) nó hay không. (Đúng vậy, ta biết mi đang chế giễu ta, cái ô hình chữ nhật đang nhấp nháy kia.) Sau đó tôi tự hỏi rằng mỗi phút tôi thực sự đánh máy được bao nhiêu từ, và thế là tôi làm một bài kiểm tra tốc độ đánh máy. Không mấy hài lòng với kết quả của mình, thế là tôi làm thêm một bài… rồi một bài nữa.

Cuối cùng thì tôi phát cáu và chuyển sang quản lý sự chú ý. E.B White từng viết: “Tôi thức dậy vào ban mai, bị giằng xé giữa một bên là khát khao nâng tầm (hoặc giải cứu) thế giới với một bên là khát khao được tận hưởng nó. Điều này khiến việc lập kế hoạch trong ngày thật khó khăn.” Nhưng trong nghiên cứu của mình, tôi phát hiện ra rằng những người năng suất không khổ sở lựa chọn khao khát nào để theo đuổi. Họ theo đuổi cả hai cùng một lúc, hướng mình theo những dự án vừa thú vị với bản thân vừa giàu ý nghĩa cộng đồng.

Vậy nên thay vì tập trung vào việc làm sao để nhanh chóng hoàn thành bài viết này, tôi đặt câu hỏi về việc tại sao ngay từ đầu tôi lại đồng ý viết nó: Tôi có thể sẽ học được điều gì đó mới mẻ trong lúc tổng hợp nghiên cứu; tôi sẽ có thứ để cho họ đọc khi có ai đó hỏi tôi về năng suất; và biết đâu nó có thể sẽ giúp vài người trong số họ. Điều đó dẫn dắt tôi suy nghĩ đến những đối tượng cụ thể sẽ đọc bài viết này, để rồi gợi cho tôi nhớ đến Michael. Bùm.

Thường thì nỗi chật vật về năng suất của chúng ta không phải là do hiệu quả làm việc kém, mà là do thiếu động lực. Năng suất không phải là một đức tính cần có. Nó chỉ là một phương tiện để đạt được mục đích. Nó sẽ chỉ là đức tính tốt khi nó tạo ra được thành quả đáng giá. Nếu năng suất là mục tiêu của bạn, bạn phải dựa vào sức mạnh ý chí để thúc đẩy bản thân mình hoàn thành công việc. Nếu bạn chú ý tới lý do khiến bạn hào hứng về dự án này và nó sẽ giúp được những ai, thì tự nhiên bạn sẽ bị cuốn vào nó từ chính động lực nội tại của mình.

Năng suất không phải là một đức tính cần có. Nó chỉ là một phương tiện để đạt được mục đích. Nó sẽ chỉ là đức tính tốt khi nó tạo ra được thành quả đáng giá.

Nhưng làm sao tôi có thể duy trì công việc nếu không màng đến thời gian?

Quản lý sự chú ý còn bao gồm cả việc lưu ý về nơi mà bạn làm việc. Tôi lớn lên ở Michigan, và khi tôi quay về đó để học cao học, tôi đã cố thuyết phục một người bạn ở bờ Tây đi học cùng tôi.

“Trời quá lạnh lẽo và xám xịt,” cô nói vậy sau lần ghé thăm vào trúng đợt bão tuyết. Thế là cô đến Stanford. Michigan sau đó đón một mùa đông lạnh lẽo và xám xịt nhất trong trí nhớ của tôi, và tôi chưa bao giờ thấy mình năng suất đến thế. Chẳng có gì để làm ngoài công việc!

Chắc chắn là thế rồi, một loạt nghiên cứu của Julia Lee (hiện đang ở Michigan) cho thấy rằng thời tiết xấu có lợi cho năng suất làm việc, bởi vì chúng ta ít có khả năng bị sao lãng với việc có nên ra ngoài đi chơi. Các nhà nghiên cứu nhận thấy rằng vào những ngày trời mưa, nhân viên ngân hàng ở Nhật Bản hoàn thành các giao dịch nhanh hơn, và vào những ngày thời tiết xấu ở Mỹ, người ta hiệu quả hơn khi sửa lỗi chính tả trong một bài luận. Với suy nghĩ đó, tôi đã cố ý đợi đến thời điểm sau khi một trận bão tuyết kéo qua để bắt tay vào viết bài này, khi mà mảng tuyết tan chảy bên ngoài khung cửa sổ trông không gọi mời tôi bước ra khỏi nhà cho lắm.

Phần yêu thích nhất của tôi trong việc quản lý sự chú ý chính là về vấn đề chọn thời điểm. Phần lớn các thử thách năng suất của chúng ta rơi vào những công việc mà ta chẳng muốn làm nhưng cần phải làm. Trong nhiều năm, tôi đã nghĩ cách để xử lý những công việc đó là thực hiện chúng ngay sau những việc thú vị nhất để năng lượng có thể lan tỏa sang. Sau đó tôi và đồng nghiệp của mình — Jihae Shin — cùng nhau thực hiện một nghiên cứu ở một cửa hàng bách hóa ở Hàn Quốc và phát hiện ra rằng khi các nhân viên đang có một nhiệm vụ rất thú vị thì họ thành ra lại thể hiện kém đi ở những việc nhàm chán nhất.

Có một lý do khả thi gọi là tàn dư của sự chú ý: Tâm trí bạn cứ tiếp tục quẩn quanh công việc thú vị, làm gián đoạn sự tập trung của bạn vào công việc nhàm chán. Nhưng trong một thí nghiệm, khi cho người Mỹ xem các đoạn video, sau đó yêu cầu họ thực hiện một công việc nhập liệu tẻ nhạt, chúng tôi tìm thấy bằng chứng cho một cơ chế khác: hiệu ứng tương phản. Một video lôi cuốn hay hài hước khiến việc nhập liệu trở nên khốn khổ hơn nhiều, giống như món tráng miệng ngọt ngào khiến món rau củ chua có vị tồi tệ hơn hẳn. Vậy nên nếu bạn đang cố gắng gồng mình lên cho xong một việc nhàm chán, hãy thực hiện nó sau một việc thú vị tương đối, và để dành phần việc thú vị nhất như một phần thưởng sau cuối. Vấn đề không phải thời gian, mà là chọn thời điểm thích hợp.

Dành cho những người sáng tạo và nhà quản lý

Tôi đồ rằng mục tiêu của bạn không chỉ là năng suất — mà có thể bạn còn muốn mình thật sáng tạo.

Chướng ngại vật ở đây chính là năng suất và sức sáng tạo đòi hỏi những chiến lược quản lý sự chú ý trái ngược nhau. Năng suất được thúc đẩy bằng việc tăng cường các bộ lọc của sự chú ý để loại ra những suy nghĩ không liên quan hoặc khiến ta sao lãng. Nhưng sự sáng tạo lại được nuôi dưỡng thông qua việc bỏ bớt chính các bộ lọc sự chú ý để những suy nghĩ kia đi vào.

Làm sao để vẹn cả đôi đường? Trong cuốn sách Khi nào, tác giả Dan Pink viết về bằng chứng cho thấy nhịp điệu sinh học có thể giúp bạn tìm ra được thời điểm thích hợp để thực hiện công việc vừa hiệu quả mà vẫn sáng tạo của mình. Nếu bạn là một người dậy sớm, bạn nên làm những công việc mang tính phân tích vào sáng sớm — khi mà bạn đang ở trạng thái tỉnh táo nhất, những công việc thường nhật vào giờ trưa khi mà tinh thần bạn xuống dốc, và việc sáng tạo vào buổi chiều hoặc tối khi mà bạn có xu hướng tư duy phi tuyến tính. Nếu bạn là một cú đêm, thì bạn tốt hơn hết đổi những dự án sáng tạo sang thực hiện vào buổi sáng và các việc phân tích sang buổi chiều tối khi bạn đang trong trạng thái tinh tường nhất. Đây chẳng phải là việc quản lý thời gian, bởi vì bạn có thể dành cùng một khoảng thời gian tương tự cho những việc trên sau khi sắp xếp lại lịch trình của mình. Mà nó là quản lý sự chú ý: Bạn lưu ý xem công việc được sắp xếp theo trình tự nào sẽ có hiệu quả với bạn và điều chỉnh sao cho phù hợp.

Để tâm tới việc quản lý thời gian còn có nghĩa là bạn suy nghĩ khác đi về cách lập kế hoạch công việc. Tôi yêu thích gợi ý của Paul Graham rằng nên chia một tuần ra thành “những ngày sáng tạo” và “những ngày quản lý”.

Vào những ngày quản lý, bạn tổ chức các cuộc họp và thực hiện các cuộc gọi. Vào những ngày sáng tạo, bạn sắp xếp thời gian lại để thực hiện công việc một cách năng suất và sáng tạo, nhận thức rằng bạn sẽ tránh được khỏi các sao lãng thường làm gián đoạn nhịp độ làm việc của mình. Tiếc là rất ít người có được sự xa xỉ để quản lý công việc mỗi tuần theo cách này, tức là chúng ta cần phải tìm cách để dành ra những khoảng thời gian cho việc sáng tạo.

Quản lý thời gian, nói cách khác, là việc chúng ta nên loại bỏ hoàn toàn những phiền nhiễu — không chỉ từ những người khác mà cả những khi chính ta làm bản thân sao lãng. Nếu thấy mình bị cuốn vào mạng xã hội, bạn cần phải dừng ngay và luôn. Quản lý sự tập trung đưa ra một phương án khác: hãy suy tính về thời điểm dành cho các sao lãng đó.

Khi còn học trung học, tôi mất cả ngày thứ Bảy để xem ti-vi và sau đó cảm thấy khá chán ghét bản thân mình. Thế nhưng tôi vẫn không từ bỏ được cái ti vi. Tôi đặt ra một luật lệ: tôi chỉ mở nó lên nếu như tôi đã biết mình muốn xem cái gì. Tôi áp dụng cách giải quyết tương tự đối với mạng xã hội: vào những lúc làm việc, tôi chỉ đăng nhập vào để chia sẻ nội dung. Tôi để dành việc lướt dạo cho những lúc tôi không thể làm được việc gì, như là những lúc chờ máy bay cất cánh hay xả hơi sau khi tập luyện.

Đa số các tác giả mà tôi biết đợi đến ngày dành để sáng tạo mới bắt đầu viết, với niềm tin rằng họ cần ít nhất bốn đến sáu giờ đồng hồ để đào sâu vào một ý tưởng lớn hay một vấn đề phức tạp. Nhưng có bằng chứng rằng những người say sưa viết nhiều trong một lượt lại không được việc bằng những người viết trong những khoảng ngắn rải rác. Bạn có thể tạo ra tiến bộ có ý nghĩa trong những khoảng thời gian ngắn đến bất ngờ: Khi những học sinh cao học được rèn luyện để viết trong những khoảng 15 phút, họ hoàn thành bài luận văn của mình sớm hơn.

Nếu bạn đang nỗ lực để làm việc hiệu quả hơn, đừng phân tích cách bạn dùng thời gian ra sao. Hãy để tâm tới cái gì tiêu tốn sự chú ý của bạn. Tôi vừa nhìn lại đồng hồ lần đầu tiên kể từ ý nghĩ về câu chuyện liên quan đến Michael. Bây giờ là 10 giờ 36 phút sáng, và tôi đã viết quá 500 từ so với mục tiêu của mình. Tôi sẽ để bạn quyết định liệu trong 156 phút vừa rồi, tôi có vận dụng tốt sự chú ý của mình hay không — và liệu vài phút vừa qua sự tập trung của bạn có được sử dụng một cách hiệu quả.

Điều này khiến tôi suy nghĩ thêm: Tôi khá chắc chắn rằng đây là thói quen thứ tám của những người làm việc hiệu quả. Họ không dành hết thời gian của mình để đọc về bảy thói quen của những người làm việc hiệu quả.